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Factura electrónica para los proveedores de las Administraciones Públicas a partir del 15 de enero

Si usted es proveedor de bienes o servicios a las Administraciones Públicas, aquí le proporcionamos información sobre cómo cumplir la obligación de expedir facturas electrónicas en las relaciones contractuales con las Administraciones Públicas. Hay una serie de preguntas que se te pueden plantear:

1. ¿Esta obligación afecta a todas las Administraciones Públicas?. Esta obligación será para la Administración General del Estado (Estatal), Comunidades Autónomas (autonómica) y Administración Local (Ayuntamientos, Diputaciones Provinciales, Cabildos y Consejos insulares, etc.). Pero también a: Organismos autónomos, Universidades Públicas, Entidades de derecho público, Órganos constitucionales y Mutuas de accidentes de trabajo y enfermedades profesionales de la Seguridad Social. No es obligatorio para: Las entidades públicas empresariales estatales y los organismos asimilados dependientes de las Comunidades Autónomas y Entidades locales y Las sociedades mercantiles en las que más del 50% del capital social pertenezca directa o indirectamente a una administración pública.

2. ¿Que necesito para crear esa factura electrónica?: Son dos la forma de hacerlo:

                                     1º Mediante un programa informático que cree facturas electrónicas.

                             2º Mediante la intermediación de un prestador de servicios de facturación electrónica (Los prestadores de servicios de facturación electrónica son las empresas a las que puedo encomendar tanto la expedición como la conservación de facturas electrónicas.).

Si es un pyme o un autónomo se puede utilizar el programa informático gratuito que ofrece el Ministerio de Industria, Energía y Turismo.

3. ¿Cómo tienen que ser las facturas electrónicas para las Administraciones Públicas?:  Las facturas electrónicas destinadas a las Administraciones Públicas tienen tres requisitos específicos:

  • Estar escritas en un lenguaje informático determinado (Facturae 3.2 ó 3.2.1).
  • Estar firmadas electrónicamente.
  • Indicar el destinatario de la factura electrónica.

4. ¿Cómo firmo electrónicamente una factura electrónica para las Administraciones Públicas?. Para firmar electrónicamente una factura dirigida a las AA.PP. necesita utilizar un certificado electrónico reconocido. En caso de utilizar la intermediación de un prestador de servicios de facturación electrónica (expedición por un tercero), será este el que firme electrónicamente sus facturas.

5. ¿Cómo indico el destino de la factura electrónica dirigida a las Administraciones Públicas?:  Para que la factura electrónica dirigida a la administración pública llegue al destinatario que le corresponda, deberá identificarlo en la factura electrónica. En particular, deberá identificar:

  • oficina contable
  • órgano gestor
  • unidad tramitadora

La administración le proporcionará la información necesaria.

6. ¿Cómo envío la factura electrónica a las Administraciones Públicas? Las facturas electrónicas dirigidas a las AA.PP. se envían a través de los puntos generales de entrada de facturas electrónicas del Estado, las Comunidades Autónomas y las Entidades Locales.

Un punto general de entrada de facturas electrónicas es una ventanilla electrónica única de entrada de todas las facturas electrónicas dirigidas a una determinada administración (Administración General del Estado, Comunidad Autónoma o Entidad Local).

El envío de la factura electrónica se realizará a través de Internet. Los métodos más habituales son:

  • a través del portal web del punto general de entrada de las facturas electrónicas.
  • mediante la conexión automática entre el programa informático o el servicio de facturación electrónica y el punto general de entrada de las facturas electrónicas.

Los puntos generales de entrada de facturas electrónica le permiten también conocer el estado de tramitación de sus facturas.

7. ¿Cuál es el punto general de entrada de la Administración General del Estado? Se denomina FACe y se puede acceder a su portal web haciendo clic en FACe o tecleando en su navegador www.face.gob.es .

8. ¿Qué tengo que hacer con las facturas electrónicas una vez enviadas a las Administraciones Públicas?Las obligaciones son las mismas que cualquier otro emisor de facturas electrónicas.

9. ¿Qué tengo que hacer con las facturas electrónicas una vez enviadas a las administraciones públicas?  Tiene la obligación de conservar las copias de las facturas electrónicas expedidas durante el plazo previsto en la Ley 58/2003, de 17 de diciembre, General Tributaria , al igual que si se hubiera tratado de una factura en papel. Al igual que con las facturas en papel, las facturas electrónicas deben conservarse de modo que se garanticen: legalidad, autenticidad e integridad.

10.¿Pueden pagarme una factura electrónica mediante adeudo domiciliado o instar a su pago mediante el ejercicio de una acción ejecutiva si ha sido emitida a consumidores y usuarios o al sector público?. No, las facturas electrónicas:

  • En las relaciones con consumidores y usuarios
  • Destinadas a los órganos, organismos y entidades integrantes del sector público.

No podrán pagarse mediante adeudo domiciliado ni llevar aparejada ejecución.

 

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